Lập ngân sách quà Tết 2027 cho nhân viên, khách hàng và đối tác

Chia người nhận trước, chia tiền sau

Sai lầm hay gặp khi lập ngân sách quà tặng Tết là lấy tổng quỹ chia đều cho số người, rồi chọn một mẫu chung cho tất cả. Cách làm này dễ khiến quà cho đối tác quan trọng bị mỏng, còn quà cho số đông lại vượt mức cần thiết.

Cách hợp lý hơn là nhìn ngân sách theo hai lớp: tổng quỹ của chương trình và mức chi dự kiến cho từng nhóm người nhận. Ba nhóm thường gặp là nhân viên, khách hàng và đối tác. Mỗi nhóm gắn một khoảng giá và hai đến ba mẫu để so sánh. Danh sách cũng nên kiểm tra trùng trước khi cộng tổng, vì một khách hàng có thể nằm trong danh sách của nhiều phòng ban.

Khoảng giá gợi ý cho từng nhóm

Bảng gợi ý ngân sách mà Maison Gift công bố cho mùa Tết 2027 có thể dùng làm điểm tham chiếu. Mọi mức giá dưới đây là giá niêm yết, chưa gồm VAT.

Với nhân viên và các sự kiện số lượng lớn, bảng gợi ý mức dưới 500.000đ, với dòng An Nhiên gồm trà, bánh quy, kẹo, trái cây sấy, giá tham khảo từ 290.000đ đến 485.000đ. Ví dụ, An Nhiên 3 (450.000đ) gồm trà Oolong Quế Mộc, hạt macca, mật ong bạc hà và xoài sấy dẻo.

Với khách hàng và đối tác thân thiết, mức 500.000đ đến 1.000.000đ có các dòng Thanh Vân, Tâm Giao, giá tham khảo từ 510.000đ đến 805.000đ, thành phần chính là trà, macca, mật ong, trái cây sấy. Ví dụ, Tâm Giao 3 (680.000đ) gồm trà Oolong Quế Mộc, hạt điều cappuccino, mật ong bạc hà, ổi đào sấy dẻo và dứa sấy giòn.

Với khách hàng quan trọng và cấp quản lý, mức 1.000.000đ đến 1.500.000đ có giá tham khảo từ 1.075.000đ đến 1.385.000đ, gồm các mẫu Sum Vầy 1 đến 3 và Hạnh Phúc 2 đến 4, thành phần chính gồm vang, trà Ô Long, macca, mật ong; trong đó Sum Vầy 1 là mẫu không có vang.

Với đối tác chiến lược và lãnh đạo, mức trên 1.500.000đ có giá tham khảo từ 1.585.000đ đến 2.480.000đ, gồm các mẫu Kim Ngọc 2 đến 5, Xuân Ca 2 đến 5, Hạnh Phúc 5 và Sum Vầy 5, với vang Pháp, Ý, Chile và hộp nhiều tầng.

Ba mức quà cho nhân viên, khách hàng và đối tác giúp chia ngân sách theo nhóm người nhận.

Một ví dụ tính chiết khấu

Chiết khấu của đơn vị này tính theo tổng giá trị đơn hàng chưa VAT, cộng dồn nhiều mẫu khác nhau trong cùng một đơn. Bậc chiết khấu gồm: trên 5 triệu đồng giảm 5%, trên 20 triệu 8%, trên 50 triệu 10%, trên 100 triệu 12%, trên 200 triệu 15%, trên 500 triệu 18%, trên 1 tỷ 20%, trên 2 tỷ 25%. Đơn đặt trước ngày 01/01/2027 được cộng thêm 5%, áp dụng cả đơn dưới 5 triệu, tối đa 30%.

Giả sử một doanh nghiệp đặt 80 hộp An Nhiên 3 (450.000đ) cho nhân viên, 30 hộp Tâm Giao 3 (680.000đ) cho khách hàng và 10 hộp Kim Ngọc 3 (1.885.000đ) cho đối tác:

• An Nhiên 3, 80 hộp × 450.000đ = 36.000.000đ

• Tâm Giao 3, 30 hộp × 680.000đ = 20.400.000đ

• Kim Ngọc 3, 10 hộp × 1.885.000đ = 18.850.000đ

• Tổng giá trị đơn: 75.250.000đ, chưa gồm VAT

Tổng đơn trên 50 triệu đồng nên thuộc bậc chiết khấu 10%. Nếu đặt trước 01/01/2027, đơn được cộng thêm 5%, thành 15%. Số tiền được giảm là 11.287.500đ, giá trị đơn sau chiết khấu còn 63.962.500đ, chưa gồm VAT. Nếu đặt sau mốc này, chiết khấu là 10%, giảm 7.525.000đ, còn 67.725.000đ.

Ví dụ cũng cho thấy lợi ích của việc gộp các nhóm vào một đơn: nếu tách riêng, đơn quà khách hàng 20.400.000đ chỉ ở bậc 8%, đơn quà đối tác 18.850.000đ ở bậc 5%. Con số trên chỉ để hình dung cách tính; số tiền chính thức theo báo giá của nhân viên kinh doanh.

An Nhiên 3 là mẫu thuộc mức dưới 500.000đ, gồm trà, hạt, mật ong và trái cây sấy.

VAT 8% hay 10%

Thuế giá trị gia tăng là khoản dễ bị tính thiếu vì giá trên website là giá chưa VAT. Với các hộp quà của đơn vị này, VAT là 8% với sản phẩm không có rượu vang và 10% với sản phẩm có rượu vang. Trong ví dụ trên, An Nhiên 3 và Tâm Giao 3 không có vang nên chịu mức 8%, còn Kim Ngọc 3 có vang Pháp Chanson d’Eté nên chịu mức 10%. Bộ phận kế toán nên tách dòng theo hai mức thuế ngay từ bảng dự toán, và gửi thông tin xuất hóa đơn cho nhân viên phụ trách khi chốt đơn.

Hộp có vang chỉ dành cho người nhận đủ tuổi. Nếu nhóm đối tác có người không dùng rượu, có thể chọn mẫu không vang như Kim Ngọc 1 (1.375.000đ), hoặc đề nghị đổi vang sang trà, mật ong, vì đơn doanh nghiệp được đổi thành phần và tính lại giá hộp.

Đặt cọc và dòng tiền

Với đơn doanh nghiệp, Maison Gift yêu cầu đặt cọc 40 đến 50% giá trị đơn sau khi chốt, phần còn lại thanh toán sau khi nhận hàng và hóa đơn VAT, không áp dụng công nợ. Kế toán nên đưa khoản cọc vào kế hoạch chi trước thời điểm chốt đơn, nhất là khi muốn chốt trước 01/01/2027 để hưởng thêm 5%.

Những khoản ngoài giá hộp

Ngoài giá trị quà và thuế, bảng ngân sách nên có thêm các dòng sau. Vận chuyển: miễn phí giao trong bán kính 20 km thuộc nội thành Hà Nội và TP.HCM cho đơn từ 3.000.000đ; đơn liên tỉnh mất 1 đến 3 ngày, phí tham khảo 50.000đ đến 100.000đ mỗi đơn; giao nhiều địa điểm tính 30.000đ đến 50.000đ mỗi điểm. Cá nhân hóa: in logo lên hộp có sẵn miễn phí từ 5 hộp, còn thiệp riêng, sleeve, túi đồng bộ hay ép kim được báo giá theo mẫu thiết kế. Dự phòng: số hộp dự phòng nên dựa vào mức biến động của danh sách, ghi thành dòng riêng.

Hộp có rượu vang chịu VAT 10% và chỉ dành cho người nhận đủ tuổi.

Khi nhận báo giá, nên đối chiếu theo từng hạng mục gồm tên mẫu, số lượng, phạm vi bao bì, hạng mục nhận diện, hóa đơn và vận chuyển, thay vì chỉ so tổng tiền. Mỗi khi danh sách người nhận hoặc địa chỉ giao thay đổi, bảng ngân sách cũng cần cập nhật lại, không dùng con số cũ.